Kluczowe funkcjonalności systemu:

• rejestrowanie reklamacji oraz pochwał ze wszystkich dostępnych kanałów komunikacji z klientem
• definiowanie kilku jednostek odpowiedzialnych za prowadzenie spraw w zależności od ich rodzaju i np. typu produktu którego dotyczy
• wyjaśnienie spraw w wielu wątkach (zadaniach) jednocześnie
• delegowanie zadań przez jednostkę prowadzącą sprawę do jednostek merytorycznie odpowiedzialnych za dane zadanie (np. księgowość, IT)
• definiowanie czasów SLA dla sprawy i każdego zadania oddzielnie
• pełna kontrola nad realizacją zadań w sprawie przez jednostkę prowadzącą
• generowanie monitów o zagrożeniu przekroczenia ustalonych czasów SLA
• kontynuacja sprawy po jej zamknięciu z perspektywy klienta w celu usunięcia przyczyny reklamacji tj. błąd w systemie informatycznym
• przechowywanie pełnej dokumentacji przetwarzanej w trakcie obsługi sprawy (e-mail, dokumenty elektroniczne, scan dokumentów itp.)
• integracja z systemami zewnętrznymi w celu: pobierania dodatkowych danych o kliencie z głównej kartoteki, zapisu kluczowych materiałów do centralnego systemu archiwizacji dokumentów
• raportowanie jakościowe i ilościowe spraw i zadań

Software Mind Complaint Management dzięki zawartej funkcjonalności i automatyzacji procesu obsługi reklamacji pozwala zminimalizować koszty ich obsługi oraz potencjalne straty z racji przekroczenia ustalonych umownie czasów rozpatrywania reklamacji i skutecznie wspiera proces poprawy jakości świadczonych usług.